Det finns en paradox som påverkar våra verksamheters effektivitet. Den är att ordning ofta leder till kaos och ur kaos uppstår ofta ordning. Jag genomför ibland en ganska ögonöppnande workshop där jag låter deltagarna gå in i samma övning genom en av två startpunkter – ordning eller kaos.
Låt mig berätta hur det är upplagt och vad som ofta händer.
Vi samlas i en lokal där bord och stolar finns staplade samt två skyltar, Ordning samt Kaos.
De som samlas vid startpunkten Ordning möter en processledare som snabbt ger en mängd instruktioner om vad övningen går ut på (möblera), vad deltagarna ska göra först (dela in sig i team utifrån längd och kön och sedan utse en teamledare). När teamledarna kommer till processledaren för uppstartsmöte så delar hen ut en A4 där de olika teamens ansvar finns definierade och riktlinjer för de olika möbleringarna finns formulerade (avstånd mellan stol och bord i cafémöbleringen ska vara mellan 5 – 7 cm o s v).
Medan teamledarna samlas i ledningsgruppen så får övriga deltagare i uppdrag att lära känna varandra.
De som i stället går in i övningen genom startpunkten Kaos möter en tyst processledare som inte säger någonting. Deltagare och processledare tittar på varandra innan någon djärv (eller otålig) deltagare ställer en fråga som ofta låter likt ”vad är det vi ska göra?”
Processledaren svarar då att de ska möblera tre olika möbleringar med de bord och stolar som finns tillgängliga. Hen skriver samtidigt upp sitt svar på ett blädderblad.
Ibland fortsätter tystnaden en stund innan deltagarna förstår att de ska ställa frågor för att få svar. Då går det ganska fort innan de har fått klart för sig att de själva kan organisera sig som de vill och att det är ok att börja möblera. Några börjar då föreslå att några ställer ut bord medan andra ställer ut stolar. Man frågar löpande processledaren efter riktlinjer när det gäller vad som förväntas när det gäller placeringar och avstånd mellan bord och stolar.
Medan full verksamhet pågår i kaos-gruppen så har ordningsgruppen inte kommit igång ännu. När teamledarna äntligen kommer tillbaka till sina team så behöver de först lägga tid på att förmedla den information de har fått från processledaren och sedan dela ut och gå igenom de detaljerade instruktionerna de har fått. Eftersom olika teamledare är olika snabba på att förmedla information så kommer olika team igång olika snabbt. Det uppstår direkt otakt i arbetet eftersom t ex Stolsgrupp Café kanske ställer ut sina stolar innan Bordsgrupp Café ännu har börjat jobba. Arbetet börjar bli allt mer kaotiskt och svårstyrt vartefter olika tolkningar av instruktioner och olika ”teamkvalitet” får ett genomslag.
I kaosgruppen råder däremot fullt fokus på uppgiften och man är snart klar. Ofta har jag sett hur kaosgruppen lite retsamt börjar klappa takten och ropa till ordningsgruppen att de måste skynda sig.
Vi avslutar då övningen och börjar analysera de mekanismer som är inblandade.
Vad skulle du lyfta fram vid en sådan reflektion?
